5 Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel: Kỹ Năng Thống Kê Bạn Cần Biết

Excel không chỉ đơn thuần là một công cụ thống kê thông thường dành cho văn phòng. Nếu bạn biết cách sử dụng một cách thông minh, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 5 cách đánh số thứ tự trong Excel giúp bạn quản lý thông tin một cách dễ dàng hơn trên laptop văn phòng của mình. Hãy cùng tìm hiểu!

Cách đánh số thứ tự trong Excel dễ nhất là giữ và kéo chuột hết vị trí

Đây là một cách đơn giản và phổ biến mà hầu hết dân văn phòng và sinh viên đều sử dụng. Cách làm như sau:

  • Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu và gõ số 2 vào ô tiếp theo.
  • Bước 2: Chọn bôi đen cả 2 ô, sau đó rê chuột về góc cuối bên phải.
  • Bước 3: Giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số. Hoàn thành.

5 Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel: Kỹ Năng Thống Kê Bạn Cần Biết

Ưu điểm và nhược điểm:
Ưu điểm: Phương pháp nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng trong vài thao tác.
Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không được tự động cập nhật. Đối với việc nhập liệu với những con số lớn, việc quản lý có thể gặp khó khăn.

Cách sử dụng stop value để đánh số thứ tự trong Excel

Đây là cách thường được sử dụng bởi các nhân viên văn phòng như kế toán hay admin, với ưu điểm nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10.000 hoặc không giới hạn. Cách làm như sau:

  • Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu.
  • Bước 2: Chọn Fill → Series → Hiện ra bảng phía trên.
  • Bước 3: Ở mục “Series in”, chọn “Columns”. Ở mục “Stop Value”, chọn số bạn muốn kết thúc, ví dụ: bạn muốn nhập STT từ 1 đến 1.000, thì bạn điền Stop value là 1.000.

cách đánh số thứ tự trong excel

Ưu điểm và nhược điểm:
Ưu điểm: Nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10.000 hoặc không giới hạn.
Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không được tự động cập nhật.

Sử dụng hàm Sequence để đánh số trong Excel

Đây là cách mà những người thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng thường sử dụng. Với ưu điểm là số thứ tự sẽ tự động cập nhật khi xoá một hàng bất kỳ và công thức hàm tương đối đơn giản, dễ nhớ. Cách làm như sau:

  • Chọn ô bắt đầu của dãy số → Nhập công thức “=SEQUENCE(Số lượng hàng cần đánh số)” và nhấn Enter.
  • Ví dụ: Ta cần đánh số cho 9 hàng, sẽ sử dụng công thức “=SEQUENCE(9)”.

cách đánh số thứ tự trong excel

Ưu điểm và nhược điểm:
Ưu điểm: Chủ động nhập số lượng hàng mong muốn và nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10.000 hoặc không giới hạn. Khi xoá một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ tự động cập nhật. Công thức hàm dễ nhớ và dễ thực hiện.
Nhược điểm: Không thể tuỳ chỉnh hay xoá được số thứ tự thủ công từng ô, vì đã mặc định đánh số từ 1 đến số cuối cùng.

Đánh số bằng cách sử dụng hàm Row()-1

Đây là cách mà những người thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như kế toán, kế toán trưởng, admin, nhân viên nhập liệu thường sử dụng. Với ưu điểm là khi xoá một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ tự động cập nhật theo thứ tự. Cách làm như sau:

  • Bước 1: Nhập hàm =ROW()-1 tại ô bắt đầu. (-1 vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1, nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ dùng ROW()-2).
  • Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

cách đánh số thứ tự trong excel

Ưu điểm và nhược điểm:
Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ tự động cập nhật. Công thức hàm tương đối đơn giản, dễ nhớ. Đây là phương pháp mà chúng tôi ưu tiên sử dụng.
Nhược điểm: Khi nhập số lượng hàng lớn lên đến 10.000 hoặc không giới hạn, cần kéo thủ công bằng tay.

Sử dụng hàm Subtotal

Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel mà những người thành thạo hay “chuyên gia Excel” thường sử dụng để tăng hiệu quả công việc. Cách làm như sau:

  • Bước 1: Nhập hàm =SUBTOTAL(3, ô bắt đầu nhập dữ liệu: ô kết thúc nhập dữ liệu). Ví dụ: SUBTOTAL(3, $B$2:B2)
  • Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

cách đánh số thứ tự trong excel

Ưu điểm và nhược điểm:
Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ tự cập nhật.
Nhược điểm: Khi nhập số lượng hàng lớn lên đến 10.000 hoặc không giới hạn, cần kéo thủ công bằng tay. Công thức hàm cũng phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu hơn các cách trên.

Microsoft Excel luôn là công cụ số 1 giúp người dùng thực hiện các công việc với số liệu hiệu quả nhất. Bằng cách nắm vững những mẹo sử dụng Excel thông minh, bạn có thể tiết kiệm thời gian đáng kể và thăng tiến nhanh chóng trong công việc. Hãy thử áp dụng những cách đánh số thứ tự trong Excel mà chúng tôi đã giới thiệu để thực hiện công việc của bạn một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất.

Nguồn: Kết bạn SMS